Registos de Entidades

Nesta secção pode gerir os registos de entidades da sua organização. Todas as secções de entidades — Clientes, Fornecedores, Parceiros e Colaboradores — partilham o mesmo processo de registo e as mesmas funcionalidades base. As diferenças específicas de cada tipo estão descritas abaixo.

Clientes

As secções de Clientes, Fornecedores e Parceiros suportam o registo de pessoas singulares e pessoas coletivas. Para pessoas singulares na secção de Clientes, existem quatro sub-tipos:

• Standard

• Representante

• Beneficiário Efetivo

• Titular/Gerente

Os diferentes sub-tipos funcionam da mesma forma, sendo os campos obrigatórios aqueles que são exigidos por lei. Contudo, visto que não há uma obrigatoriedade legal de preencher todos os dados de um titular/gerente, este sub-tipo não inclui os mesmos campos, nem as mesmas obrigações que os restantes.

Se pretender configurar os campos disponíveis ou a sua obrigatoriedade, consulte a página de modelação do formulário.

Fornecedores

Nesta secção, podem ser registados todos os fornecedores da organização, como pessoas singulares ou coletivas.

Para além dos fatores de risco standard, os registos de fornecedores incluem secções adicionais de avaliação de compliance e conduta e anti-corrupção, permitindo uma due diligence mais aprofundada. Estes fatores podem ser configurados em Configurações > Risco.

• Compliance e conduta — avalia a existência de código de conduta, canal de denúncias externo, formação anti-corrupção e programa de conformidade com o RGPD.

• Anti-corrupção — avalia a conformidade com declarações anti-corrupção, a existência de conflitos de interesses e o cumprimento das respetivas obrigações.

Parceiros

Nesta secção, podem ser registados todos os parceiros de negócio da organização, como pessoas singulares ou coletivas.

Os registos de parceiros incluem os mesmos fatores de risco adicionais que os fornecedores: compliance e conduta e anti-corrupção.

Colaboradores

Nesta secção, podem ser registados os colaboradores da organização sujeitos a políticas de conflito de interesses. Os colaboradores são sempre registados como pessoas singulares.

Campos específicos

Para além dos campos standard, o registo de colaboradores inclui os seguintes campos opcionais:

• Número de funcionário

• Grupo profissional

• Unidade

• Departamento/Serviço

• Chefia direta/Revisor

Conflito de interesses

O questionário de colaboradores inclui uma secção dedicada à avaliação de conflito de interesses, que cobre as seguintes áreas:

• Atividades externas — funções ou atividades exercidas fora da organização, incluindo o tipo de entidade, a existência de interação com a organização e o acesso a informação confidencial.

• Investimentos e participações — participações em empresas ou entidades externas, com definição de limiares percentuais.

• Participação em órgãos externos — cargos em conselhos de administração ou órgãos de gestão de outras entidades.

• Órgãos de supervisão de gestão — relações com entidades públicas, partidos políticos ou cargos de nomeação política.

• Relações familiares — familiares em posições que possam criar conflito de interesses, como colaboradores, fornecedores, concorrentes ou parceiros da organização.

O risco de conflito de interesses pode ser configurado em Configurações > Risco.

Relações

A página de Relações agrega todas as relações que adicionou a qualquer registo de compliance, permitindo-lhe ter uma visão global do seu portfolio de entidades relacionadas.

• O score de risco de um registo dentro da área de Relações não tem em conta o score de risco de outras relações que possa ter. Deste modo, pode-se caracterizar o seu score de risco como sendo um score intrínseco. Este score de risco é o utilizado ao considerar-se o risco das relações dentro de registos de outras páginas.

• É possível que veja registos nesta página sem qualquer relação visível. Tal ocorre nos casos em que adicionou e depois removeu uma relação, passando o registo a ser órfão. De forma a que nunca perca dados relevantes, o registo permanece nesta página, não sendo apagado.